Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 22.11.2021/Pykälä 442

KH 22.11.2021 § 442  

1245/10.03.02.07/2021  

Valmistelija Kiinteistöpäällikkö Ulla-Maija Koskenranta

Kaupungintalon toimistokerroksissa 2. - 8. on pienet neuvotteluhuoneet, joiden kalustus vaihtelee. Kerroksissa 4 ja 7 on viisi nojatuolia vapaamuotoisiin pieniin palavereihin tai keskusteluihin. Kerroksissa on 2, 5 ja 8 on neuvottelupöytä ja kuusi tuolia muodollisempiin palavereihin. Kerroksissa 3 ja 6 on yhdeksän korkeampaa tuolia baaripöytäkorkuisen pöydän ympärillä. Kaikki kerrosten pienet neuvotteluhuoneet on varustettu langattomasti toimivilla näytöillä. 8. kerroksessa on myös videobar, joka mahdollistaa videoneuvottelut.

Tilapalvelut esittää, että kerrosten pienten neuvotteluhuoneiden käyttö rajataan kaupungintalossa työskenteleville ja, että niihin haetaan tarvittaessa itse kahvit YSI:n kahvilasta.

Ala-aulan monitoimitilaksi kutsuttu lasiseinin rajattava tila on varustettu liikuteltavalla näytöllä ja siellä on istuinryhmissä tilaa 20 ihmiselle. Tarvittaessa tilan takaosaan voidaan siirtää aulan nojatuoleja lisäistuimiksi.

Tilapalvelut esittää, että monitoimitilaa voi varata myös kaupunkilaiset kokousten pitopaikaksi. Tila olisi virka-aikaan ilmainen ja klo 16-21:30 välisenä aikana tilan käytöstä perittäisiin vartiointikustannukset 35 eur/h (ulkopuolisille). Koska kaupungin ei haluta kilpailevan yksityisten palveluntuottajien kanssa, tilaan ei toimiteta tarjoiluja Ravintola YSI:stä. Kaupungin sisäisiin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut YSI:stä.

Valtuustosalissa on mikrofonilla varustetut istumapaikat 44:lle ja puheenjohtajiston pyödässä viidelle. Tilassa on videotykki ja valkokangas sekä takaosan tarjoilualueella erillinen liikuteltava näyttö, jolla voidaan näyttää samaa esitystä valkokankaan kanssa. Lisäksi salin ns. yleisölehterillä on paikat 21:lle kolmessa rivissä.

Tilapalvelut esittää, että valtuustosalin käyttäjinä valtuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat ohittavat muut varaukset tarvittaessa ja että valtuustosalin käyttö sallitaan kaikille kaupunkikonsernin yhtiöille ja yhteisöille, joissa kaupunki on osallisena. Näihin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä hinnaston mukaisesti.

10. kerroksen isossa neuvotteluhuoneessa on 25 istuinta, pienemmässä huoneessa 15 istuinta ja rennommassa takkahuoneessa istumapaikat kymmenelle sekä keittiö. 10. kerroksessa on myös sauna. Saunassa on tilaa 5 -6 saunojalle. Molemmissa neuvotteluhuoneissa on langattomasti toimiva näyttö ja videoneuvottelun mahdollistava videobar. Takkahuoneessa on langattomasti toimiva näyttö.

Tilapalvelut esittää, että 10. kerroksen tiloja voidaan käyttää tarvittaessa sekä toimielimien että kaupungintalossa työskentelevien kokouksiin. Niihin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä. Saunan käyttö olisi mahdollista kaupunginjohtajan luvalla.

Kaupungintalo on varustettu nykyaikaisella lukituksella ja kulunvalvonnan tekniikalla. Tilatyöryhmän toimeksiannosta tilapalvelut on valmistellut esitystä kulunvalvonnasta. Esitystä on käsitelty myös kaupungin johtoryhmässä. Lähtökohtana on ollut sovitaa yhteen asiakaspalvelun tarpeet turvallisuus näkökohtien kanssa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kujala Jukka

Päätösehdotus Hallitus päättää, että

1. kerrosten pienten neuvotteluhuoneiden käyttö rajataan kaupungintalossa työskenteleville. Niihin ei järjestetä tarjoilua YSI:n kahvilasta.

2.  ala-aulan monitoimitilaa voi varata myös kaupunkilaiset kokousten pitopaikaksi. Tila olisi virka-aikaan ilmainen ja klo 16-21:30 välisenä aikana tilan käytöstä perittäisiin vartiointikustannukset 35 eur/h (ulkopuolisille). Tilaan ei toimiteta tarjoiluja Ravintola YSI:stä, koska kaupungin ei haluta kilpailevan yksityisten palveluntuottajien kanssa. Kaupungin sisäisiin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut YSI:stä.

3. valtuustosalin käyttäjinä valtuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat ohittavat muut varaukset tarvittaessa ja että valtuustosalin käyttö sallitaan kaikille kaupunkikonsernin yhtiöille ja yhteisöille, joissa kaupunki on osallisena. Näihin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä hinnaston mukaisesti.

4. 10. kerroksen tiloja voidaan käyttää tarvittaessa sekä toimielimien että kaupungintalossa työskentelevien kokouksiin. Niihin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä. Saunaosaston käyttö on mahdollista kaupunginjohtajan luvalla.

5. Kulunvalvonnasta hallitus päättää, että kaupungintalon hissit ja porrashuoneet lukitaan virka-aikana ja vain ulko-ovet pidetään auki. Asiakkaiden ja vieraiden vastaanottamiseen on kaksi vaihtoehtoa:
-  Asiakas/vieras ilmoittautuu Kompassissa, kertoo kenelle on tulossa asiakkaaksi/vieraaksi, minkä jälkeen Kompassi avaa hänelle hissin ko. kerrokseen tai
- asiakas/vieras odottaa ala-aulassa, että kutsun esittäjä tulee hänet sieltä noutamaan. 

6. Valtuustosali ja 10. kerroksen tiloja voidaan käyttää sekä päivä- että ilta-aikaan laajemmin, kun avataan hissit 9. ja 10. kerrosten ryhmän osalta. 

Päätös Päätettiin yksimielisesti palauttaa asia uudelleen valmisteltavaksi.

 _______