Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 03.05.2022/Pykälä 52

TARK 03.05.2022 § 52  

1952/07.03.02/2022  

Valmistelija Tarkastuslautakunnan sihteeri Merja Sorjanen, 050 5971 341

Tornion kaupungin digiagendan kehittämistyö on osa kaupunkistrategiaa ja tähän liittyvä toimielinten kokousten sähköistäminen on koettu tarpeelliseksi uuden valtuuston aloittaessa 1.6.2021 työskentelyn vaalikaudella 2021-2025.

COVID-19 pandemian aikana nopeasti käyttöönotettu TEAMS-virtuaalikokoustekniikka omaksuttiin nopeasti ja ns. hybridikokouksia on toteutettu myös tarkastuslautakunnan kokousten osalta.

Toimielinten kokoustekniikan sähköistämisen osalta on päätetty edetä siten, että kaupungissa siirrytään porrastetusti Innofactorin sähköiseen kokousjärjestelmään ja tällöin myös kokousasiakirjat voidaan toimittaa suljetussa järjestelmässä toimielimen kokouspiirille. Tällä hetkellä järjestelmä on käytössä kaupunginvaltuuston ja -hallituksen sekä teknisten palvelujen lautakunnan osalta. Kaupungin vuosittaiseen digiagendaan on vuodelle 2022 kirjattu sivistyslautakunnan ja elämänlaatulautakunnan kokousten sähköistäminen. Tarkastuslautakunta ei ole vuoden 2022 digiadendassa mukana eikä tarkastuslautakunnan vuoden 2022 talousarviossa ole osoitettu erillistä määrärahaa kokoustekniikan sähköistämiseen.

Käytäntö jo sähköistettyjen toimielinten osalta on ollut, että Tornion kaupunki hankkii tarvittavat laitteet ja 4G-mobiiliyhteydet laitteisiin. Toimielinten jäsenten omat kotiliittymät ovat jokaisen henkilökohtaisella vastuulla ja kokoukseen tulee osallistua sellaisesta paikasta, mistä sähköinen kokoustaminen on mahdollista tietoturvallisuus ja salassapitosäännökset huomioiden.

Syksyllä 2021 aloittanut uusi tarkastuslautakunta on pohtinut keinoja lautakuntatyön helpottamiseksi ja kartoittanut samalla jäsenten kotikoneiden laite- ja ohjelmistokantaa, joka on todettu hyvin erilaiseksi. Tarkastuslautakunnassa lautakuntatyö poikkeaa muista lautakunnista; jäsenet joutuvat työskentelemään paljon sekä kotona että kokousten aikana ja luottamuksellista materiaalia syntyy kevään arviointikertomuksen laadintaa varten läpi toimintavuoden. Lisäksi niin julkisuuslain kun tietosuojalainsäädännön näkökulmasta on tarkastuslautakunnan jäsenten turvallisempaa käsitellä tällaisia tietoja kaupungin tarjoamilla laitteilla ja ohjelmistoilla kuin henkilökohtaisella kotikoneella.

Tarkastuslautakunta on jo hyödyntänyt helmikuusta 2022 alkaen laajemmin TEAMS-palveluita, jotka helpottavat työskentelyä paitsi kevään arviointikertomuksen tekstien laadintatyössä, myös koko tilikauden aikaisessa arviointityössä. Näin yhteistyö Teamsin kautta sihteeriin ja lautakunnan jäsenten kesken on toimivampi, kun tilikauden aikana pidettävistä kokouksista kertyvä kuulemis- ja muistiomateriaali voidaan tallentaa yhteiseen "salkkuun" kaikkien jäsenten ulottuville ja tarvittaessa muokattavaksi.

Tässä vaiheessa havaittiin kuitenkin suureksi puutteeksi lautakunnan kaupungin sähköpostiosoitteen puuttuminen varajäseniltä sekä henkilökohtaisten laitteiden puutteellisuus. Osalla lautakunnan jäsenistä työskentely omilla laitteilla ei ole onnistunut ollenkaan TEAMS-salkussa olevan arviointikeromuksen kirjoittamisessa ja osalla ei ole kannettavia tietokoneita otettavaksi mukaan kokouksiin. Tämä on vaikeuttanut ja hidastanut huomattavasti tarkastuslautakunnan työtä, joten sähköistäminen on välttämätöntä mahdollisimman pian tarkastuslautakunnan tehtävien sujuvuuden varmistamiseksi.

Tietohallinto on selvittänyt kustannuksia tarkastuslautakunnan sähköisen kokoustekniikan käyttöönottoon. Sen mukaan laitteistokustannukset seitsemälle laitteelle tarvittavine lisensseineen, vuosimaksuineen ja ylläpitomaksuineen ovat ensimmäisen vuoden osalta noin 9 000 euroa ja seuraavien vuosien osalta noin 2 300 euroa. Tilauksen toimitusaika on arviolta 3-4 kuukautta tilauksesta.

Oheisaineisto Kustannusten tarkempi erittely kokouksessa (Salassa pidettävä, JulkL 24 §

 kohta 20).

Esittelijä   Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä tarkastuslautakunnan kokoustekniikan sähköistämisen, tarvittavien laitteiden ja lisenssien hankinnan sekä maksaa ne ja vuoden 2022 vuosimaksun ja ylläpitomaksun tarkastuslautakunnan vuoden 2022 toimintakuluista.

Päätös Hyväksytään siten muutettuna, että hankitaan myös yksi varalaite varajäseniä varten vastaavilla toiminnoilla lisensseineen ja ylläpitomaksuineen.

Pidetään pöytäkirja tarkastettuna tämän asian osalta kokouksessa.

 _______