Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.11.2022/Pykälä 401

ELLA 19.10.2022 § 110 

Valmistelija Tapahtumatuottaja Merja Stenberg 040 706 6637

Tapahtumat ovat tärkeitä Torniolle. Haluamme pitää huolta nykyisistä tapahtumistamme ja lisäksi innostaa toimijoita tekemään ja tuomaan Tornioon uusia tapahtumia. Tapahtumilla on tutkittu olevan vaikutusta kaupungin imagoon, veto- ja pitovoimaan sekä aluetalouteen. Omintakeiset ja meän henkeen istuvat tapahtumat ovat lämpimästi tervetulleita kaupunkiin ja haluamme tehdä tiivistä yhteistyötä tapahtumajärjestäjien kanssa.

Kumppanuusmallin tavoite on tehdä yhteistyöstä läpinäkyvää sekä edistää hyötyjä puolin ja toisin. Yhteistyön muodot voivat olla moninaiset: markkinoinnin ja viestinnän tuki, tiedottaminen kaupungin kanavissa, tilojen ja muun infran tarjoaminen tapahtumajärjestäjille. Lisäksi Tornion kaupunki voi tarjota myös rahallista tukea sitä hakeville tapahtumille.

Toivomme Tornioon tapahtumia ja kannustamme tapahtumajärjestäjiä tuottamaan erilaisia tilaisuuksia, kuten messuja, näyttelyitä, markkinoita, festivaaleja ja viihdekonsertteja, urheilukilpailuja, urheilu-, liikunta- tai muut harrastetapahtumia, kulttuuritapahtumia, kokouksia, kongresseja, koulutustapahtumia, yleisölle avoimia juhlia, gaaloja.

Kaupungin uusi avustuslaji tapahtumille on kohdistettu isommille, aluetalouteen vaikuttaville tapahtumille. Etusijalla ovat tapahtumat, jotka edistävät Tornion veto- ja pitovoimaa sekä edistävät Tornion kaupunkistrategian toteutumista. Malli on kehitetty Tapahtumien kehittäminen Torniossa EAKR -hankkeen avulla.

Tapahtumatukea ei myönnetä tällaisille tapahtumille

?        Kaupungin tai sen omistamien organisaatioiden järjestämät tapahtumat

?        Poliittiset ja uskonnolliset tapahtumat

?        Epäeettiset tapahtumat

?        Urheilu- ja liikuntaseurojen normaali harrastustoiminta ja sarjapelit

?        Yritysten omalle henkilökunnalle tai suppealle sidosryhmälle järjestetyt tapahtumat

Tapahtumatuen arviointikriteerit
Tapahtumajärjestäjät voivat hakea Tornion kaupungilta myös rahallista tukea. Myönnettävän rahallisen tuen määrä perustuu Tornion kaupungin Tapahtumatuen arviointikriteereihin (Liite 1). Tukea voi hakea ympäri vuoden, se on aina harkinnanvaraista ja tukea jaetaan talousarvion määrärahojen puitteissa.

Lopullisen päätöksen tuesta ja sen määrästä tekee Tornion elämänlaatulautakunta arviointiryhmän esityksestä. Harkinnan varaisten suurempien tukisummien tukipäätöksestä vastaa kaupunginhallitus. Käytännön työtä hoitaa Tornion kulttuuritoimisto.

Tapahtumajärjestäjän ei tarvitse olla torniolainen (rekisteröity Tornioon), mutta tapahtuman pitää tapahtua tai vaikuttaa Torniossa.

Tapahtumatukea ei myönnetä tahoille, jotka ovat jo saaneet tukea jostain Tornion kaupungin toisesta tuki-instanssista (esim. kulttuuriavustus).

Tapahtumatukea koskevat ohjeet

Tornion tapahtumatukea hakevat tapahtumajärjestäjät (yritykset, yhdistykset, muut organisaatiot) täyttävät hakemuslomakkeen (verkossa täytettävä lomake), jonka yhteyteen liitetään tapahtumasuunnitelma, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma sekä markkinointisuunnitelma.

Tapahtumatukihakemus tulee jättää vähintään 3 kk ennen itse tapahtumaa.

Tornion kaupunki saa myönnettyä tapahtumatukea vastaan mahdollisuuden näkyä tuensaaja-tapahtumassa esimerkiksi beachflägillä tai roll-upilla ja Tornion kaupungin logo tulee näkyä tapahtuman viestinnässä ja markkinoinnissa.

Hakemuksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:

?        hakijan yhteystiedot

?        tapahtuman nimi

?        tapahtuman ajankohta ja kesto

?        tapahtuman kuvaus ja sisältö laajasti ja monipuolisesti

?        odotettu kävijämäärä

?        tapahtuman kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma

?        tapahtuman kesto

?        palvelu tai summa, jota Tornion kaupungilta haetaan, ja mihin se tullaan kohdentamaan

?        mitä muuta välillistä tukea tapahtumajärjestäjä on hakenut tai saanut kaupungilta

Hakemuksen toimittamisen jälkeen järjestämme useammasta ihmisestä koostuvan arviointiryhmän kokouksen, joka tekee esityksen tapahtuman tukikelpoisuudesta ja tuen tasosta. Asia käsitellään seuraavassa elämänlaatulautakunnan kokouksessa. Harkinnan varaiset suuremmat tapahtumatuet myöntää kaupunginhallitus.

Tapahtumien arviointiryhmään kuuluu sivistystoimenjohtaja, kehitysjohtaja, Business Tornion edustaja, viestintäpäällikkö, maankäyttöinsinööri, tapahtumatuottaja sekä asiantuntijoita tarpeen mukaan.

Tornion elämänlaatulautakunnan ja kaupunginhallituksen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkista tietoa. Kaupungille toimitettavaan asiakirjaan, joka sisältää liikesalaisuuksia, tulisi tehdä merkintä ko. asiasta. Myös yhteystietolomakkeessa on julkinen tieto kohta. Jos tieto ei ole julkista niin lautakunnan/kaupunginhallituksen kokouksen esityslistaa valmisteltaessa tehdään listan liitteisiin salainen-merkintä, jolloin ko. liitteitä ei julkaista netissä.

Tuen maksaminen

Ennakkoon maksetaan 50 % tapahtuman järjestämisvuonna, kun elämänlaatulautakunnan päätös on saanut lainvoimaisuuden ja tapahtumajärjestäjän kanssa on sovittu yhteistyön muodoista. Mikäli tapahtuma ei toteudu esitetyn suunnitelman mukaisesti tapahtuma on velvoitettu palauttamaan ennakkoon saatu osuus tapahtumatuesta.

Jälkikäteen maksetaan 50 %, kun tapahtumajärjestäjä on toimittanut loppuraportin. Loppuraportissa tapahtuman toteutumista tulee peilata tavoitteisiin ja hakemukseen, mukaan lukien mm. markkinoinnin kattavuus ja kanavat, kävijämäärä, arvio ei-torniolaisten määrästä, tapahtumajärjestäjän arvio tapahtuman onnistumisesta, kävijöiden palautteita jne.

Esittelijä Sivistystoimenjohtaja Konola-Jokinen Tarja

Päätösehdotus Tornion kaupungissa otetaan käyttöön uusi avustuslaji, tapahtumatuki. Tapahtuma-tukimalli pilotoidaan vuonna 2023 10.000 euron avustussummalla, joka varataan elämänlaatulautakunnan budjettiin, kulttuuritoimiston alle. Hyväksytään tapahtumatuen myöntämisperiaatteet ja viedään ne eteenpäin kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi.

Päätös Hyväksyttiin.

 _______

KH 07.11.2022 § 401  

2578/02.05.01.00/2022  

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kujala Jukka

Päätösehdotus Hyväksytään

1) elämänlaatulautakunnan esitys uuden avustuslajin käyttöönotosta ja pilotoinnista vuonna 2023

2) tapahtumatuen myöntämisperiaatteet elämänlaatulautakunnan esityksen mukaisesti

3) vuoden 2023 pilotoinnin avustussummaksi 30 000 euroa.

Päätös Hyväksyttiin kohdat 1-3.

 _______