Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 20.03.2023/Pykälä 75

KH 20.03.2023 § 75  

3147/00.01.01.00/2023  

Valmistelijat Hallintopäällikkö Outi Kääriäinen 040 667 9760, tietohallintopäällikkö Henna Ekonoja 040 672 9699 ja ma.tietosuojavastaava Jaana Kunnari 040 523 1179.

Hallintosäännön 7 luvun 51 § mukaan Tornion kaupunki on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintayksikön tehtävänä on järjestää tiedonhallinta lain vaatimusten mukaisesti. Tiedonhallintayksikön johtona toimii kaupunginhallitus.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta edellyttää lain 5 § mukaan tiedonhallintayksikköä ylläpitämään toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Tiedonhallintamallin on sisällettävä vähintään tiedot:

1) toimintaprosesseja kuvaavista nimikkeistä, prosessista vastaavasta viranomaisesta, prosessin tarkoituksesta sekä prosessin sidoksista muihin prosesseihin;

2) tietovarantojen nimikkeistä, kuvaukset tietovarantojen sidoksista toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin sekä luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus, 30 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun selosteen sisällöstä tai, jos selostetta ei tarvitse tietosuoja-asetuksen mukaan laatia, tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta, tietovarannon käyttötarkoituksesta, keskeisistä tietoryhmistä tietoaineistoissa, tietojen luovutuskohteista ja tietojen säilytysajoista;

3) tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta;

4) tietojärjestelmien nimikkeistä, tietojärjestelmästä vastaavasta viranomaisesta, tietojärjestelmän käyttötarkoituksesta, tietojärjestelmän liittymistä muihin tietojärjestelmiin ja liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista;

5) tietoturvallisuustoimenpiteistä.

Muutos- ja uudistustilanteissa on lisäksi arvioitava muutosten vaikutukset, ja lisäksi tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista ja siihen liittyvästä ennakkokuulemisesta säädetään erikseen.

Tiedonhallintayksikön on tiedonhallinnan muutosten arvioinnissaan otettava huomioon tietovarantojen yhteentoimivuus sekä niiden hyödynnettävyys tietoaineistoja muodostettaessa ja käytettäessä. Arvioinnin perusteella tiedonhallintayksikön on ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin tiedonhallintamallin muuttamiseksi ja muutosten toimeenpanemiseksi.

Tornion kaupungin tiedonhallintamalli on laadittu Arter ARC ohjelmaan, sisältäen kokonaisarkkitehtuurikuvauksen siitä, miten organisaation tietojärjestelmät, prosessit, rakenteet ja ihmiset toimivat kokonaisuutena. Lisäksi rekisterinpitäjän velvollisuuksiin kuuluva riskienhallinta-arvio on sisällytetty ohjelmaan.

Tietosuojaa koskevia vaikutustenarviointeja on tehty osaan käytössä olevista ohjelmistoista ja tullaan tekemään myös uusien käyttöönotettavien ohjelmien osalta. Riskienarvioinnissa on arvioitu tietosuojan ja -turvan toteutumista, ja toteutumista arvioidaan vuosittain sisäisen valvonnan raportissa. Lisäksi tietosuojan muutosvaikutusten arviointia tulee tehdä, kun suunnitellaan tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia hallinnollisia uudistuksia ja tietojärjestelmien käyttöönottoja.

Tiedonhallintamalli on päivitetty lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (5 §) edellyttämällä tavalla vastaamaan tilannetta 1.1.2023 alkaen, sosiaali- ja terveystoimen siirryttyä Lapin hyvinvointialueelle ja lisäksi kokonaisuuteen on lisätty puuttuneet käytössä olevat ohjelmistot. Lisätyt ohjelmistot on arvioitu tietosuojan ja -turvan osalta. Käytännössä sosiaali- ja terveystoimen arkistojen rekisterinpitäjä on 1.1.2023 alkaen Lapin hyvinvointialue, ja 31.12.2022 kertyneet aineistot ovat Tornion kaupungin arkistossa asianmukaisesti arkistoituina, ja käytettävissä tietopyyntöihin perustuen.

Tornion kaupungin tiedonhallintamalli on laadittu 1.1.2020 voimaan tulleen lain 30§ siirtymässäännösten edellyttämässä ajassa ja kokonaisuutta päivitetään sekä ylläpidetään ajantasaisena. Ylläpito tapahtuu keskushallinnossa tietosuojavastaavan sekä tietohallintopäällikön toimesta.
 

Liite Tiedonhallintamalli

Oheisaineisto Tornion kaupungin Internet-sivuilla oleva tietosuojaa koskeva informaatio

Asiakirjajulkisuuskuvaus (L. julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 28 §)
 

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kujala Jukka

Päätösehdotus Päätetään merkitä tiedoksi annettu selvitys koskien tiedonhallintamallia sekä muutosten toteuttamista.

Päätös Hyväksyttiin.

 _______