Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 02.12.2024/Pykälä 344

KH 02.12.2024 § 344  

5308/07.01.03.01/2024  

Valmistelija Ma. arkistosihteeri Jaana Kunnari

Julkisena viranomaisena ja tiedonhallintayksikkönä Tornion kaupungilla on velvollisuus järjestää tiedonhallinta arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) vaatimusten mukaisesti.

Tiedonhallintayksikön johtona toimii kaupunginhallitus.

Tiedonhallinnan tavoitteena on edistää hallinto- ja palveluprosessien digitalisaatiota sekä tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteen toimivuutta tiedonhallintalain ja julkisuuslain (621/1999) edellytysten mukaisesti. Tiedonhallinta kattaa asianhallinnan, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen.

Voimassa oleva Tornion kaupungin tiedonhallinnan toimintaohje on hyväksytty Tornion kaupunginhallituksessa 8.5.2017 120 §. Arkistosihteeri on valmistellut kaupunginhallitukselle ehdotuksen uudesta, ajanmukaisesta tiedonhallintaohjeesta.

Ohjeessa kuvataan ja vahvistetaan Tornion kaupungin tiedonhallinnan yleiset toimintaohjeet. Ohjeen sisällön pohjana on käytetty voimassa olevan Tornion kaupungin tiedonhallinnan toimintaohjeen lisäksi myös Mustasaaren kunnan vastaavaa ohjetta. Sisältöä ovat kommentoineet toimistosihteeri Maarit Alarova, tietohallintopäällikkö Henna Ekonoja ja kaupunginlakimies Hannu Markkula.

Suurimpina muutoksina uudessa ohjeessa ohjeistetaan sähköiseen asiankäsittelyyn, säilyttämiseen ja arkistointiin. Tänä vuonna käyttöön tulevan sähköisen pysyväisarkiston hankinnan myötä arkistointi ja asiakirjojen käsittely tapahtuu pääsääntöisesti vain digitaalisesti. Digitaalisen aineiston käytettävyys ja saatavuus varmistetaan elinkaaren suunnittelulla, tietoaineistoja koskevilla kuvauksilla, käyttöoikeuksien ylläpidolla sekä asianmukaisilla tietosuoja- ja tietoturvallisuusmenettelyillä.

Lisäksi arkistosihteeri on valmistellut ehdotuksen tiedonhallintaohjetta tukevasta kirjaamisohjeesta, jossa kirjaamisen merkitys ja eri vaiheet kuvataan yksityiskohtaisemmin. Kirjaamisohje on käyty läpi kaupungin kanslian tiimissä.

Tiedonhallintaohjeen ja kirjaamisohjeen  soveltamisesta, ylläpitämisestä ja muutoksista vastaa arkistosihteeri.

Liite Tornion kaupungin tiedonhallintaohje

 Tornion kaupungin kirjaamisohje

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kujala Jukka

Päätösehdotus Tornion kaupunginhallitus hyväksyy päivitetyn tiedonhallintaohjeen ja kirjaamisohjeen. Ohje astuu voimaan välittömästi. Pidetään pöytäkirja tarkastettuna kokouksessa tämän pykälän osalta.

Päätös Hyväksyttiin.

 _______