Kaupunginhallitus
Esityslista 19.05.2025/Asianro 183

KH 22.11.2021 § 442 

Valmistelija Kiinteistöpäällikkö Ulla-Maija Koskenranta

Kaupungintalon toimistokerroksissa 2. – 8. on pienet neuvotteluhuoneet, joiden kalustus vaihtelee. Kerroksissa 4 ja 7 on viisi nojatuolia vapaamuotoisiin pieniin palavereihin tai keskusteluihin. Kerroksissa on 2, 5 ja 8 on neuvottelupöytä ja kuusi tuolia muodollisempiin palavereihin. Kerroksissa 3 ja 6 on yhdeksän korkeampaa tuolia baaripöytäkorkuisen pöydän ympärillä. Kaikki kerrosten pienet neuvotteluhuoneet on varustettu langattomasti toimivilla näytöillä. 8. kerroksessa on myös videobar, joka mahdollistaa videoneuvottelut.

Tilapalvelut esittää, että kerrosten pienten neuvotteluhuoneiden käyttö rajataan kaupungintalossa työskenteleville ja, että niihin haetaan tarvittaessa itse kahvit YSI:n kahvilasta.

Ala-aulan monitoimitilaksi kutsuttu lasiseinin rajattava tila on varustettu liikuteltavalla näytöllä ja siellä on istuinryhmissä tilaa 20 ihmiselle. Tarvittaessa tilan takaosaan voidaan siirtää aulan nojatuoleja lisäistuimiksi.

Tilapalvelut esittää, että monitoimitilaa voi varata myös kaupunkilaiset kokousten pitopaikaksi. Tila olisi virka-aikaan ilmainen ja klo 16-21:30 välisenä aikana tilan käytöstä perittäisiin vartiointikustannukset 35 eur/h (ulkopuolisille). Koska kaupungin ei haluta kilpailevan yksityisten palveluntuottajien kanssa, tilaan ei toimiteta tarjoiluja Ravintola YSI:stä. Kaupungin sisäisiin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut YSI:stä.

Valtuustosalissa on mikrofonilla varustetut istumapaikat 44:lle ja puheenjohtajiston pyödässä viidelle. Tilassa on videotykki ja valkokangas sekä takaosan tarjoilualueella erillinen liikuteltava näyttö, jolla voidaan näyttää samaa esitystä valkokankaan kanssa. Lisäksi salin ns. yleisölehterillä on paikat 21:lle kolmessa rivissä.

Tilapalvelut esittää, että valtuustosalin käyttäjinä valtuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat ohittavat muut varaukset tarvittaessa ja että valtuustosalin käyttö sallitaan kaikille kaupunkikonsernin yhtiöille ja yhteisöille, joissa kaupunki on osallisena. Näihin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä hinnaston mukaisesti.

10. kerroksen isossa neuvotteluhuoneessa on 25 istuinta, pienemmässä huoneessa 15 istuinta ja rennommassa takkahuoneessa istumapaikat kymmenelle sekä keittiö. 10. kerroksessa on myös sauna. Saunassa on tilaa 5 -6 saunojalle. Molemmissa neuvotteluhuoneissa on langattomasti toimiva näyttö ja videoneuvottelun mahdollistava videobar. Takkahuoneessa on langattomasti toimiva näyttö.

Tilapalvelut esittää, että 10. kerroksen tiloja voidaan käyttää tarvittaessa sekä toimielimien että kaupungintalossa työskentelevien kokouksiin. Niihin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä. Saunan käyttö olisi mahdollista kaupunginjohtajan luvalla.

Kaupungintalo on varustettu nykyaikaisella lukituksella ja kulunvalvonnan tekniikalla. Tilatyöryhmän toimeksiannosta tilapalvelut on valmistellut esitystä kulunvalvonnasta. Esitystä on käsitelty myös kaupungin johtoryhmässä. Lähtökohtana on ollut sovittaa yhteen asiakaspalvelun tarpeet turvallisuusnäkökohtien kanssa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kujala Jukka

Päätösehdotus Hallitus päättää, että

1. kerrosten pienten neuvotteluhuoneiden käyttö rajataan kaupungintalossa työskenteleville. Niihin ei järjestetä tarjoilua YSI:n kahvilasta.

2.  ala-aulan monitoimitilaa voi varata myös kaupunkilaiset kokousten pitopaikaksi. Tila olisi virka-aikaan ilmainen ja klo 16-21:30 välisenä aikana tilan käytöstä perittäisiin vartiointikustannukset 35 eur/h (ulkopuolisille). Tilaan ei toimiteta tarjoiluja Ravintola YSI:stä, koska kaupungin ei haluta kilpailevan yksityisten palveluntuottajien kanssa. Kaupungin sisäisiin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut YSI:stä.

3. valtuustosalin käyttäjinä valtuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat ohittavat muut varaukset tarvittaessa ja että valtuustosalin käyttö sallitaan kaikille kaupunkikonsernin yhtiöille ja yhteisöille, joissa kaupunki on osallisena. Näihin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä hinnaston mukaisesti.

4. 10. kerroksen tiloja voidaan käyttää tarvittaessa sekä toimielimien että kaupungintalossa työskentelevien kokouksiin. Niihin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä. Saunaosaston käyttö on mahdollista kaupunginjohtajan luvalla.

5. Kulunvalvonnasta hallitus päättää, että kaupungintalon hissit ja porrashuoneet lukitaan virka-aikana ja vain ulko-ovet pidetään auki. Asiakkaiden ja vieraiden vastaanottamiseen on kaksi vaihtoehtoa:
-  Asiakas/vieras ilmoittautuu Kompassissa, kertoo kenelle on tulossa asiakkaaksi/vieraaksi, minkä jälkeen Kompassi avaa hänelle hissin ko. kerrokseen tai
- asiakas/vieras odottaa ala-aulassa, että kutsun esittäjä tulee hänet sieltä noutamaan. 

6. Valtuustosali ja 10. kerroksen tiloja voidaan käyttää sekä päivä- että ilta-aikaan laajemmin, kun avataan hissit 9. ja 10. kerrosten ryhmän osalta. 

Päätös Päätettiin yksimielisesti palauttaa asia uudelleen valmisteltavaksi.

 _______

KH 19.05.2025     

1245/10.03.02.07/2021  

Valmistelija Kiinteistöpäällikkö Ulla-Maija Koskenranta, 0400 696 518

 Kaupunginjohtaja Jukka Kujala, 040 132 0403

Kaupungintalon ulko-oviin ja porrashuoneen oviin kaikissa kerroksissa on asennettu peruskorjauksessa Flexim -lätkän lukijat. Ko. ovet ovat avattavissa jokaiselta työntekijältä löytyvällä työajanseurantalätkällä. Lätkällä voidaan tulla myös ulko-ovista klo 21:30 – 05:30 välisenä aikana ja viikonloppuisin laukaisematta murtohälytystä.

Hissit voidaan lukita kolmena ryhmänä:

-          kellarit,

-          toimistokerrokset 2. – 8. ja

-          9.-10. kerrokset.

Lukittuun kerrokseen päästään näyttämällä hissin lukijalle Flexim-lätkää tai Kompassissa olevan kytkimen napilla. Kompassin napilla hissin ovi avautuu ja hissi vie tulijan valittuun kerrokseen.

Kellarikerrosten ovet porrashuoneeseen on lukittu ja hisseillä kellareihin pääsee vain lätkällä, koska kellarissa sijaitsevat päätearkistot ja konesali, joiden turvallisuus on taattava. Ulkopuolisilla ei tule olla pääsyä edes lukitun oven ulkopuolelle. Kellarissa on myös talon sosiaalitilat, joiden käyttö tulee olla turvallista myös ilta-aikaan kokousten päättyessä.

Hisseillä pääsee aina 1. kerrokseen, se on ns. vapaa kerros myös porrashuoneessa. Porrashuoneeseen pääsee joka kerroksesta ilman lätkää, mutta sieltä pääsee pois vain 1. kerroksessa. Kerroksiin pääsee porrashuoneesta vain lätkällä. Tämä siinä tapauksessa, että hissit ja porrashuone lukitaan.

Tonion kaupungintalon tilojen käyttöön liittyen on tehty kaksi riskienarviointia ja lisäksi tilojen turvallisuuteen on kiinnitetty huomiota Spatineon laatimassa Tornion kaupungin kokonaisarkkitehtuuriselvityksessä.

Tornion kaupungintalon turvallisuuskysely tehtiin tammikuussa 2025. Kaupungintalossa työskentelevät ovat tehneet työsuojelun ohjeistuksen mukaisesti riskienarvionnit kerroksittain. Yleisesti kaupungintalon työntekijät kokevat työympäristönsä turvalliseksi, mutta suurin tekijä, mikä vähentää turvallisuudentunnetta ovat fyysiset olosuhteet (esteetön kulku kerroksiin ja kulunvalvonnan puute). Turvallisuusnäkökulmissa henkilöstön vastauksissa korostui pääsynhallinta ja turvatekniikka. Turvallisuuteen liittyvissä havainnoissa viitattiin lähes kaikissa kaupungintalon avoimiin oviin ja siitä johtuviin ennakoimattomiin tilanteisiin ja turvattomuuteen. Kaikissa kerroksissa nousi esille toive turvallisuuden parantamisesta rajoittamalla ulkopuolisten vapaata liikkumista kerroksissa. Tietohallinto nosti esille tietoturvallisuuden lisäksi myös irtaimiston turvallisuuden. Työhuoneissa ja neuvottelutiloissa on saatavilla arvokasta tavaraa; älypuhelimia, näyttöjä, tietokoneita ja muita IT-laitteita. Kaupungintaloon sijoitettujen Aineen Kuvataidesäätiön teosten turvallisuus on myös kaupungin vastuulla.

Turvallisuuden asiantuntijapalveluita turvallisuus- ja riskienhallintajärjestelmien luomiseen tarjoava Frozen Graphene teki selvityksen Tornion kaupungintalon turvallisuusjärjestelyistä helmikuussa 2025. Esitykset kaupungintalon turvallisuusjärjestelyistä ja tilojen suojauksesta perustuvat Lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta, sekä Työturvallisuuslakiin. Selvityksessä esitetään, että:

•          vain tunnistetut henkilöt pääsevät toimitiloihin, jolloin suojataan kaupungin omaisuutta sekä varmistetaan kaupungintalon työntekijöille turvallinen työympäristö

•          rajoittamalla pääsyä eri alueille varmistetaan, että arkaluonteiset tiedot ja asiakirjat ovat suojattuja ja että vain valtuutetut henkilöt voivat käsitellä niitä.

•          erikseen rajoitettujen teknisten tilojen suojaus kuten IT- ja taloteknisten tilojen, rajoittaminen vain niille valtuutetuille työntekijöille vähentää riskiä, että kriittisiin järjestelmiin kohdistuu vahingontekoa tai luvattomia muutoksia.

•          uhkaavien tilanteiden ja turvattomuuden tunteen hallitsemiseksi työnantajan huolehtimisvelvoitteen näkökulmasta turvallisuusjärjestelyjen kohentaminen on välttämätöntä.

Spatineo kartoitti Tornion kaupungin tietoturvaa, tunnisti puutteita ja muutostarpeita sekä arvioi, miten nämä voivat vaikuttaa organisaation turvallisuuteen. Havaintojen kriittisyyden arvioinnissa huomioitiin riskin realisoitumisen todennäköisyys, sekä realisoituneen riskin vaikutusten kriittisyys. Kulunvalvonta ja tilojen puutteellinen suojaus arvioitiin selvityksessä korkeimmalle kriittiselle tasolle viisiportaisessa luokituksessa. Toimenpiteenä esitettiin tilojen lukitusten parantamista ja fyysisen tietoturvan kehittämiastä erityisesti työhuoneiden, fyysisten arkistojen ja valvontaratkaisujen osalta. Havaitut puutteet voivat johtaa vakaviin riskeihin, kuten tietovuotoihin, tietojen katoamiseen, alentuneeseen valmiuteen reagoida tietoturvauhkiin, sekä mainehaittaan. Erityisesti tietojen heikko fyysinen suojaus ja puutteellinen sisäinen tietoturvaohjeistus voivat aiheuttaa tietovuotoja ja kohonneen tietojenkalasteluriskin. Uhkatilanteen realisoituminen voi aiheuttaa kaupungille korvausvelvoitteita, operatiivisen toiminnan keskeytymistä, mainehaittaa ja johtaa siten vakaviin taloudellisiin ja lainsäädännöllisiin haasteisiin.

Oheisaineisto Turvallisuuskyselyn tulokset

 Tornion kaupungintalon turvallisuusjärjestelyt

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kujala Jukka

Päätösehdotus Tornion kaupungintalon hissit ja porrashuoneet lukitaan virka-aikana, ja vain pääovet pidetään auki. Asiakkaiden ja vieraiden vastaanottamisessa voidaan toimia kahdella tavalla:
1. asiakas/vieras ilmoittautuu Kompassissa, kertoo kenelle on tulossa asiakkaaksi/vieraaksi, minkä jälkeen Kompassi avaa hänelle hissin ko. kerrokseen, tai
2. asiakas/vieras odottaa ala-aulassa, että kutsun esittäjä tulee hänet sieltä noutamaan. 

Tilojen käytöstä tilapalvelut esittää, että kerrosten pienten neuvottelu-huoneiden käyttö rajataan kaupunkiorganisaatiossa työskenteleville ja valtuustoryhmien kokouksiin. Valtuustosalin ja 10. kerroksen neuvottelu-tilojen käyttö sallitaan myös kaikille kaupunkikonsernin yhtiöille ja yhteisöille, joissa kaupunki on osallisena. Ala-aulan monitoimitila tarjotaan myös kaupunkilaisten kokousten pitopaikaksi. Virka-aikaan vastikkeetta, klo 16-21:30 vartiointikustannukset 35 eur/h.

Päätös  

 _______