Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.05.2025/Pykälä 222

KH 22.11.2021 § 442 

Valmistelija Kiinteistöpäällikkö Ulla-Maija Koskenranta

Kaupungintalon toimistokerroksissa 2. – 8. on pienet neuvotteluhuoneet, joiden kalustus vaihtelee. Kerroksissa 4 ja 7 on viisi nojatuolia vapaamuotoisiin pieniin palavereihin tai keskusteluihin. Kerroksissa on 2, 5 ja 8 on neuvottelupöytä ja kuusi tuolia muodollisempiin palavereihin. Kerroksissa 3 ja 6 on yhdeksän korkeampaa tuolia baaripöytäkorkuisen pöydän ympärillä. Kaikki kerrosten pienet neuvotteluhuoneet on varustettu langattomasti toimivilla näytöillä. 8. kerroksessa on myös videobar, joka mahdollistaa videoneuvottelut.

Tilapalvelut esittää, että kerrosten pienten neuvotteluhuoneiden käyttö rajataan kaupungintalossa työskenteleville ja, että niihin haetaan tarvittaessa itse kahvit YSI:n kahvilasta.

Ala-aulan monitoimitilaksi kutsuttu lasiseinin rajattava tila on varustettu liikuteltavalla näytöllä ja siellä on istuinryhmissä tilaa 20 ihmiselle. Tarvittaessa tilan takaosaan voidaan siirtää aulan nojatuoleja lisäistuimiksi.

Tilapalvelut esittää, että monitoimitilaa voi varata myös kaupunkilaiset kokousten pitopaikaksi. Tila olisi virka-aikaan ilmainen ja klo 16-21:30 välisenä aikana tilan käytöstä perittäisiin vartiointikustannukset 35 eur/h (ulkopuolisille). Koska kaupungin ei haluta kilpailevan yksityisten palveluntuottajien kanssa, tilaan ei toimiteta tarjoiluja Ravintola YSI:stä. Kaupungin sisäisiin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut YSI:stä.

Valtuustosalissa on mikrofonilla varustetut istumapaikat 44:lle ja puheenjohtajiston pyödässä viidelle. Tilassa on videotykki ja valkokangas sekä takaosan tarjoilualueella erillinen liikuteltava näyttö, jolla voidaan näyttää samaa esitystä valkokankaan kanssa. Lisäksi salin ns. yleisölehterillä on paikat 21:lle kolmessa rivissä.

Tilapalvelut esittää, että valtuustosalin käyttäjinä valtuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat ohittavat muut varaukset tarvittaessa ja että valtuustosalin käyttö sallitaan kaikille kaupunkikonsernin yhtiöille ja yhteisöille, joissa kaupunki on osallisena. Näihin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä hinnaston mukaisesti.

10. kerroksen isossa neuvotteluhuoneessa on 25 istuinta, pienemmässä huoneessa 15 istuinta ja rennommassa takkahuoneessa istumapaikat kymmenelle sekä keittiö. 10. kerroksessa on myös sauna. Saunassa on tilaa 5 -6 saunojalle. Molemmissa neuvotteluhuoneissa on langattomasti toimiva näyttö ja videoneuvottelun mahdollistava videobar. Takkahuoneessa on langattomasti toimiva näyttö.

Tilapalvelut esittää, että 10. kerroksen tiloja voidaan käyttää tarvittaessa sekä toimielimien että kaupungintalossa työskentelevien kokouksiin. Niihin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä. Saunan käyttö olisi mahdollista kaupunginjohtajan luvalla.

Kaupungintalo on varustettu nykyaikaisella lukituksella ja kulunvalvonnan tekniikalla. Tilatyöryhmän toimeksiannosta tilapalvelut on valmistellut esitystä kulunvalvonnasta. Esitystä on käsitelty myös kaupungin johtoryhmässä. Lähtökohtana on ollut sovittaa yhteen asiakaspalvelun tarpeet turvallisuusnäkökohtien kanssa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kujala Jukka

Päätösehdotus Hallitus päättää, että

1. kerrosten pienten neuvotteluhuoneiden käyttö rajataan kaupungintalossa työskenteleville. Niihin ei järjestetä tarjoilua YSI:n kahvilasta.

2.  ala-aulan monitoimitilaa voi varata myös kaupunkilaiset kokousten pitopaikaksi. Tila olisi virka-aikaan ilmainen ja klo 16-21:30 välisenä aikana tilan käytöstä perittäisiin vartiointikustannukset 35 eur/h (ulkopuolisille). Tilaan ei toimiteta tarjoiluja Ravintola YSI:stä, koska kaupungin ei haluta kilpailevan yksityisten palveluntuottajien kanssa. Kaupungin sisäisiin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut YSI:stä.

3. valtuustosalin käyttäjinä valtuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat ohittavat muut varaukset tarvittaessa ja että valtuustosalin käyttö sallitaan kaikille kaupunkikonsernin yhtiöille ja yhteisöille, joissa kaupunki on osallisena. Näihin tilaisuuksiin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä hinnaston mukaisesti.

4. 10. kerroksen tiloja voidaan käyttää tarvittaessa sekä toimielimien että kaupungintalossa työskentelevien kokouksiin. Niihin voidaan tilata tarjoilut Ravintola YSI:stä. Saunaosaston käyttö on mahdollista kaupunginjohtajan luvalla.

5. Kulunvalvonnasta hallitus päättää, että kaupungintalon hissit ja porrashuoneet lukitaan virka-aikana ja vain ulko-ovet pidetään auki. Asiakkaiden ja vieraiden vastaanottamiseen on kaksi vaihtoehtoa:
-  Asiakas/vieras ilmoittautuu Kompassissa, kertoo kenelle on tulossa asiakkaaksi/vieraaksi, minkä jälkeen Kompassi avaa hänelle hissin ko. kerrokseen tai
- asiakas/vieras odottaa ala-aulassa, että kutsun esittäjä tulee hänet sieltä noutamaan. 

6. Valtuustosali ja 10. kerroksen tiloja voidaan käyttää sekä päivä- että ilta-aikaan laajemmin, kun avataan hissit 9. ja 10. kerrosten ryhmän osalta. 

Päätös Päätettiin yksimielisesti palauttaa asia uudelleen valmisteltavaksi.

 _______

KH 19.05.2025 § 183 

Valmistelija Kiinteistöpäällikkö Ulla-Maija Koskenranta, 0400 696 518

 Kaupunginjohtaja Jukka Kujala, 040 132 0403

Kaupungintalon ulko-oviin ja porrashuoneen oviin kaikissa kerroksissa on asennettu peruskorjauksessa Flexim -lätkän lukijat. Ko. ovet ovat avattavissa jokaiselta työntekijältä löytyvällä työajanseurantalätkällä. Lätkällä voidaan tulla myös ulko-ovista klo 21:30 – 05:30 välisenä aikana ja viikonloppuisin laukaisematta murtohälytystä.

Hissit voidaan lukita kolmena ryhmänä:

-          kellarit,

-          toimistokerrokset 2. – 8. ja

-          9.-10. kerrokset.

Lukittuun kerrokseen päästään näyttämällä hissin lukijalle Flexim-lätkää tai Kompassissa olevan kytkimen napilla. Kompassin napilla hissin ovi avautuu ja hissi vie tulijan valittuun kerrokseen.

Kellarikerrosten ovet porrashuoneeseen on lukittu ja hisseillä kellareihin pääsee vain lätkällä, koska kellarissa sijaitsevat päätearkistot ja konesali, joiden turvallisuus on taattava. Ulkopuolisilla ei tule olla pääsyä edes lukitun oven ulkopuolelle. Kellarissa on myös talon sosiaalitilat, joiden käyttö tulee olla turvallista myös ilta-aikaan kokousten päättyessä.

Hisseillä pääsee aina 1. kerrokseen, se on ns. vapaa kerros myös porrashuoneessa. Porrashuoneeseen pääsee joka kerroksesta ilman lätkää, mutta sieltä pääsee pois vain 1. kerroksessa. Kerroksiin pääsee porrashuoneesta vain lätkällä. Tämä siinä tapauksessa, että hissit ja porrashuone lukitaan.

Tonion kaupungintalon tilojen käyttöön liittyen on tehty kaksi riskienarviointia ja lisäksi tilojen turvallisuuteen on kiinnitetty huomiota Spatineon laatimassa Tornion kaupungin kokonaisarkkitehtuuriselvityksessä.

Tornion kaupungintalon turvallisuuskysely tehtiin tammikuussa 2025. Kaupungintalossa työskentelevät ovat tehneet työsuojelun ohjeistuksen mukaisesti riskienarvionnit kerroksittain. Yleisesti kaupungintalon työntekijät kokevat työympäristönsä turvalliseksi, mutta suurin tekijä, mikä vähentää turvallisuudentunnetta ovat fyysiset olosuhteet (esteetön kulku kerroksiin ja kulunvalvonnan puute). Turvallisuusnäkökulmissa henkilöstön vastauksissa korostui pääsynhallinta ja turvatekniikka. Turvallisuuteen liittyvissä havainnoissa viitattiin lähes kaikissa kaupungintalon avoimiin oviin ja siitä johtuviin ennakoimattomiin tilanteisiin ja turvattomuuteen. Kaikissa kerroksissa nousi esille toive turvallisuuden parantamisesta rajoittamalla ulkopuolisten vapaata liikkumista kerroksissa. Tietohallinto nosti esille tietoturvallisuuden lisäksi myös irtaimiston turvallisuuden. Työhuoneissa ja neuvottelutiloissa on saatavilla arvokasta tavaraa; älypuhelimia, näyttöjä, tietokoneita ja muita IT-laitteita. Kaupungintaloon sijoitettujen Aineen Kuvataidesäätiön teosten turvallisuus on myös kaupungin vastuulla.

Turvallisuuden asiantuntijapalveluita turvallisuus- ja riskienhallintajärjestelmien luomiseen tarjoava Frozen Graphene teki selvityksen Tornion kaupungintalon turvallisuusjärjestelyistä helmikuussa 2025. Esitykset kaupungintalon turvallisuusjärjestelyistä ja tilojen suojauksesta perustuvat Lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta, sekä Työturvallisuuslakiin. Selvityksessä esitetään, että:

•          vain tunnistetut henkilöt pääsevät toimitiloihin, jolloin suojataan kaupungin omaisuutta sekä varmistetaan kaupungintalon työntekijöille turvallinen työympäristö

•          rajoittamalla pääsyä eri alueille varmistetaan, että arkaluonteiset tiedot ja asiakirjat ovat suojattuja ja että vain valtuutetut henkilöt voivat käsitellä niitä.

•          erikseen rajoitettujen teknisten tilojen suojaus kuten IT- ja taloteknisten tilojen, rajoittaminen vain niille valtuutetuille työntekijöille vähentää riskiä, että kriittisiin järjestelmiin kohdistuu vahingontekoa tai luvattomia muutoksia.

•          uhkaavien tilanteiden ja turvattomuuden tunteen hallitsemiseksi työnantajan huolehtimisvelvoitteen näkökulmasta turvallisuusjärjestelyjen kohentaminen on välttämätöntä.

Spatineo kartoitti Tornion kaupungin tietoturvaa, tunnisti puutteita ja muutostarpeita sekä arvioi, miten nämä voivat vaikuttaa organisaation turvallisuuteen. Havaintojen kriittisyyden arvioinnissa huomioitiin riskin realisoitumisen todennäköisyys, sekä realisoituneen riskin vaikutusten kriittisyys. Kulunvalvonta ja tilojen puutteellinen suojaus arvioitiin selvityksessä korkeimmalle kriittiselle tasolle viisiportaisessa luokituksessa. Toimenpiteenä esitettiin tilojen lukitusten parantamista ja fyysisen tietoturvan kehittämiastä erityisesti työhuoneiden, fyysisten arkistojen ja valvontaratkaisujen osalta. Havaitut puutteet voivat johtaa vakaviin riskeihin, kuten tietovuotoihin, tietojen katoamiseen, alentuneeseen valmiuteen reagoida tietoturvauhkiin, sekä mainehaittaan. Erityisesti tietojen heikko fyysinen suojaus ja puutteellinen sisäinen tietoturvaohjeistus voivat aiheuttaa tietovuotoja ja kohonneen tietojenkalasteluriskin. Uhkatilanteen realisoituminen voi aiheuttaa kaupungille korvausvelvoitteita, operatiivisen toiminnan keskeytymistä, mainehaittaa ja johtaa siten vakaviin taloudellisiin ja lainsäädännöllisiin haasteisiin.

Oheisaineisto Turvallisuuskyselyn tulokset

 Tornion kaupungintalon turvallisuusjärjestelyt

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kujala Jukka

Päätösehdotus Tornion kaupungintalon hissit ja porrashuoneet lukitaan virka-aikana, ja vain pääovet pidetään auki. Asiakkaiden ja vieraiden vastaanottamisessa voidaan toimia kahdella tavalla:
1. asiakas/vieras ilmoittautuu Kompassissa, kertoo kenelle on tulossa asiakkaaksi/vieraaksi, minkä jälkeen Kompassi avaa hänelle hissin ko. kerrokseen, tai
2. asiakas/vieras odottaa ala-aulassa, että kutsun esittäjä tulee hänet sieltä noutamaan. 

Tilojen käytöstä tilapalvelut esittää, että kerrosten pienten neuvottelu-huoneiden käyttö rajataan kaupunkiorganisaatiossa työskenteleville ja valtuustoryhmien kokouksiin. Valtuustosalin ja 10. kerroksen neuvottelu-tilojen käyttö sallitaan myös kaikille kaupunkikonsernin yhtiöille ja yhteisöille, joissa kaupunki on osallisena. Ala-aulan monitoimitila tarjotaan myös kaupunkilaisten kokousten pitopaikaksi. Virka-aikaan vastikkeetta, klo 16-21:30 vartiointikustannukset 35 eur/h.

Päätös Käsittelyn aikana jäsen Antti Kaarlela teki muutosesityksen "asia palautetaan valmisteluun" jota jäsen Päivi Pukero kannatti.

Kun pyydettyjä puheenvuoroja ei enää ollut, puheenjohtaja julisti keskustelun päättyneeksi.

Koska oli syntynyt kannatettu asian palauttamista koskeva esitys totesi puheenjohtaja, että asiasta on äänestettävä. Niiden, jotka kannattivat asian käsittelyn jatkamista, tuli äänestää "JAA". Niiden, jotka kannattivat asian palauttamista valmisteluun, tuli äänestää "EI".

Suoritetussa nimenhuutoäänestyksessä asian käsittelyn jatkaminen sai 1 JAA-äänen ja asian palauttaminen valmisteluun sai 9 EI-ääntä. Lisäksi poissa oli 1.

JAA-äänen antoi jäsen Rämö.

EI-äänen antoivat puheenjohtaja Rainio, 2. varapuheenjohtaja Välimaa, jäsenet Aalto, Hast, Husa, Kaarlela, Pukero ja Säily sekä varajäsen Tikkanen.

Poissa oli varajäsen Isometsä.

Koska jäsen Kaarlelan asian palauttamista valmisteluun koskeva muutosesitys sai eniten ääniä, totesi puheenjohtaja, että asia palautetaan valmisteluun.

Kaupunginhallitus päätti palauttaa asian valmisteluun.
------------------------------------------

Päätöksenteon jälkeen kaupunginjohtaja Jukka Kujala jätti päätökseen eriävän mielipiteen. Eriävän mielipiteen kirjalliset perusteet:

Esitän eriävän mielipiteeni kaupunginhallituksen päätökseen, jossa se päätti palauttaa Tornion kaupungintalon kulunvalvontajärjestelmän valmisteluun. Katson, että päätös on ristiriidassa kaupungin työntekijöiden turvallisuustarpeiden, lainsäädännöllisten velvoitteiden sekä ulkopuolisten asiantuntijoiden turvallisuussuositusten kanssa.

1. Työntekijöiden kokema turvattomuus on konkreettinen ja toistuva huolenaihe

Tammikuussa 2025 toteutetun turvallisuuskyselyn perusteella merkittävä osa kaupungintalon henkilöstöstä kokee nykyiset fyysiset turvallisuusolosuhteet puutteellisiksi. Kulunvalvonnan puute ja esteetön ulkopuolisten liikkuminen tiloissa koettiin selkeästi riskitekijäksi. Tilakohtaiset riskienarvioinnit tukevat tätä käsitystä. Työnantajana kaupungilla on työturvallisuuslain mukaan velvollisuus huolehtia työntekijöiden turvallisesta työympäristöstä, ja tässä velvoitteessa epäonnistutaan, mikäli kulunvalvontaa ei oteta käyttöön.

2. Riippumattomat asiantuntija-arviot tukevat kulunvalvonnan käyttöönottoa

Frozen Graphenen laatimassa turvallisuusselvityksessä sekä Spatineon tietoturva-arviossa korostettiin kulunvalvonnan puutteen olevan kriittinen riski kaupungintalon toiminnalle. Fyysisen tietoturvan puutteet, arkaluontoisen tiedon suojaamattomuus ja tiloissa olevan arvokkaan irtaimiston turvattomuus on selkeästi tunnistettu. Molemmat selvitykset suosittelevat nimenomaisesti pääsynhallinnan ja lukitusjärjestelmien parantamista. Näiden suositusten sivuuttaminen voi altistaa kaupungin vakaville turvallisuus- ja tietoturvaloukkauksille.

3. Käytettävissä oleva teknologia ja ratkaisut on jo olemassa

Kaupungintalon peruskorjauksen yhteydessä rakennukseen on asennettu Flexim-järjestelmä, jonka avulla kulunvalvonta voidaan ottaa käyttöön ilman lisärakentamista tai kohtuuttomia kustannuksia. Henkilökunnalla on jo hallussaan tarvittavat tunnisteet, ja järjestelmän toimintaperiaate on yksinkertainen sekä asiakkaille että työntekijöille. Tämä tarkoittaa, että järjestelmän käyttöönotto ei vaadi merkittäviä lisäinvestointeja eikä vaikeuta normaalin asiakaspalvelun sujuvuutta.
 

4. Kaupungin vastuu omaisuutensa ja julkisten varojen suojelemisesta

Kaupungintalon tiloissa on arvokasta teknologiaa, taide-esineistöä sekä arkaluontoisia asiakirjoja. Ilman asianmukaista kulunvalvontaa nämä ovat alttiita varkauksille, vahingonteolle ja luvattomalle pääsylle. Mahdolliset vahingot eivät aiheuta ainoastaan taloudellisia tappioita, vaan voivat johtaa myös mainehaittoihin ja lainsäädännöllisiin seuraamuksiin esimerkiksi tietosuojaloukkauksista.

5. Kulunvalvonnan käyttöönotto ei estä avoimuutta, mutta lisää vastuullisuutta

On tärkeää, että kaupungintalo säilyy avoimena ja saavutettavana kansalaisille, mutta tämä ei ole ristiriidassa hallitun kulunvalvonnan kanssa. Kompassin kautta toteutettava ilmoittautumismenettely tai vieraan noutaminen aulasta ovat tavallisia käytäntöjä julkishallinnon toimitiloissa kautta maan. Ne eivät vähennä avoimuutta, vaan lisäävät turvallisuutta ja vastuullisuutta tilojen käytössä.

Johtopäätös:

Päätösesitykseen kirjattujen toimenpiteiden perusteella olisi voitu jo käynnistää kaupungintalon kulunvalvonnan tarkempi suunnittelu ja sen myötä käyttöönotto. Kun kulunvalvonnan tekniset valmiudet ovat jo olemassa ja järjestelmän käyttöönotto voidaan tehdä kustannustehokkaasti, sekä laaditut selvitykset tukevat kulunvalvonnan käyttöönottoa, päätösesitys olisi voitu hyväksyä. Kulunvalvonta ei ole uhka avoimuudelle – se on sen edellytys.

 _______

KH 28.05.2025 § 222  

1245/10.03.02.07/2021  

Valmistelija Jukka Kujala, kaupunginjohtaja

Tornion kaupunginhallitus käsitteli kaupungintalon tilojen käyttöä kokouksessaan 19.5.2025 § 183 ja päätti palauttaa asian valmisteluun.

Kaupungintalon kulunvalvonta tarkoittaa toimintatapaa, jolla hallinnoidaan kaupungintalossa tapahtuvaa liikkumista sekä rajoitetaan pääsyä tietyille alueille. Tämän avulla voidaan varmistaa turvallisuus, suojata omaisuutta ja estää sivullisten pääsy kohteisiin, joihin ulkopuolisia ei ole asiaa.

Ilmoittautumismenettely tai vieraan noutaminen aulasta ovat tavallisia käytäntöjä julkishallinnon toimitiloissa kautta maan ja Tornion kaupungintalon työntekijöiden turvallisuustarpeiden, lainsäädännöllisten velvoitteiden sekä ulkopuolisten asiantuntijoiden turvallisuussuositusten perusteella ilmoittautumismenettely esitetään otettavaksi käyttöön myös Tornion kaupungintalolla. Naapurikaupungeissa Kemissä ja Haaparannalla ilmoittautumismenettely on jo käytössä ja esimerkiksi Rovaniemi on kaupungintalon peruskorjauksen myötä siirtymässä julkisen asiakaspalvelukonseptin malliin, missä asiakkaat otetaan ensimmäisen kerroksen asiakaspalvelualueella vastaan ja kaikki vuorovaikutus työntekijän ja asiakkaan kanssa tapahtuu tässä tilassa.   

Tornion kaupungintalon kulunvalvonnan tekniset ratkaisut ovat jo olemassa. Kaupungintalon peruskorjauksen yhteydessä rakennukseen on asennettu kaapelointi ja laitteisto, jonka avulla kulunvalvonta voidaan ottaa käyttöön.

Kaupunginhallitus on hyväksynyt tietoturva- ja tietosuojaohjeen 2.12.2023.

Tornion kaupungin tietoturva- ja tietosuojaohjetta on päivitetty 26.2.2025 tietoturva- ja tietosuojatyöryhmän hyväksymänä. Tietoturva- ja tietosuojaohjetta päivitetään tarvittaessa ajantasaiseksi vastaamaan lakeja ja asetuksia, järjestelmämuutoksien vuoksi sekä yleisiä suosituksia noudattaen.

Spatineon tekemässä Tornion kaupungin tietoturvasuositukset dokumentissa vahvuuksiksi on lueteltu mm. intranetissä saatavilla oleva ajankohtainen tietoturvainformaatio ja ohjeet, kaupungin henkilöstö on valveutunutta ja motivoitunut noudattamaan hyviä tietoturvakäytäntöjä, tietoturvaloukkauksesta voi ilmoittaa verkkosivujen kautta, kaksivaiheinen tunnistautuminen (MFA) on otettu käyttöön henkilöstön kirjautumistunnuksissa ja tietosuojaselosteet on päivitetty.

Tietoturvaa vahvistaa se, että Tornion kaupungilla koko henkilöstön on suoritettava vuosittain Navisecin henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvakoulutus. Lisäksi ohjelmassa on toimialakohtaiset syventävät tietosuojakoulutukset mm. opetustoimelle ja varhaiskasvatukselle. Tietoturvatarkastuksia esimerkiksi asianhallintajärjestelmään tehdään säännöllisesti.

Samassa yhteydessä on tunnistettu kehityskohteita, kuten tietoturvakäytäntöjen noudattamiselle ei ole järjestelmällistä seurantaa tai mittaristoa, tietoturva nähdään tietohallinnon vastuualueeksi, eikä koko organisaation vastuuksi, kulunvalvonta ja fyysinen suojaus on puutteellista (tiloihin on vapaa pääsy, ovet eivät lukittaudu automaattisesti.) ja Tornion kaupungin on tärkeä vahvistaa fyysisten arkistojen turvatasoa esimerkiksi kulunvalvonta- ja kameravalvontajärjestelmiä tehostamalla.

Kulunvalvonnan järjestämiseksi esitetään seuraavaa käytäntöä:

Etukäteen tapaamisajalla ja kokouksissa kaupungintalolla asioiva asiakas:

1. asiakas tulee ala-aulaan ja henkilö, jota hän on tullut tapaamaan noutaa hänet sieltä
2. asiakas ilmoittautuu Kompassissa ja kertoo, kenen kanssa hänellä on tapaaminen, minkä jälkeen Kompassi avaa hänelle hissin ko. kerrokseen

Ilman ajanvarausta kaupungintalolla asioiva asiakas:

1. asiakas ilmoittautuu Kompassissa ja kertoo, ketä on tulossa tapaamaan, minkä jälkeen Kompassi tarkistaa onko ko. henkilö tavattavissa ja avaa hänelle hissin ko. kerrokseen
2. mikäli työntekijä ei ole tavattavissa, asiakas voi jättää yhteydenottopyynnön Kompassin kautta ko. työntekijälle, tai vaihtoehtoisesti asiakas voi itse sopia työntekijän kanssa tapaamisajan 

Kaupungintalon kulunvalvontatekniikan käytettävyys korostuu kulunvalvonnan käyttöönoton myötä. Asiakaspalvelupiste Kompassista voidaan avata hissin ovet asiakkaalle ja hissi kuljettaa hänet vain siihen kerrokseen, mihin asiakas on menossa. Hissistä ei voi jäädä pois välillä, tai mennä muuhun, kuin osoitettuun kerrokseen. Hissillä pääsee kerroksista aina takaisin kerrokseen yksi ja kerroksien ovi voidaan avata ilman kulkulätkää sisältäpäin porraskäytävään, josta pääse ulos ensimmäisestä kerroksessa.

Iltaisin kaupungintalolla järjestettävien kokouksien ja muiden tilaisuuksien osalta kulunvalvonta mahdollistaa avaamaan hissit eri kerroksiin kokouksien ajaksi ja muutenkin aikatauluttamaan vapaan pääsyn hisseihin ja kerroksiin, mikäli on poikkeavia tilanteita. Iltatilaisuuksien osalta myös vartija on paikalla varmistamassa turvallisuuden.  

Tornion kaupungissa on sovittu liukuvan työajan käytöstä. Päivittäinen työaika tulee sijoittaa klo 7:00-19:00 väliselle ajalle. Päivittäinen toimistotyöaika on klo 9.00-15.00, jolloin henkilöstön tulee olla tavoitettavissa. Kompassin aukioloajat on määritelty em. perusteella välille klo 9:00-15:00. Tämä tulee huomioida kulunvalvonnan käyttöönotossa seuraavasti.

Etukäteen sovitun tapaamisajan osalta toimistotyöajan ulkopuolelle sjoittuvat asiakastapaamiset voidaan järjestää vaivattomasti, koska asiakas tulee ala-aulaan ja henkilö, jota hän on tullut tapaamaan noutaa hänet sieltä. Ilman ajanvarausta tapaaminen työntekijöiden kanssa on mahdollista klo 9:00-15:00 välillä. Tästä syystä Tornion kaupungintalon asiakaspalveluajoista tulee tiedottaa selkeästi etukäteen ennen kulunvalvonnan käyttöönottoa, jotta asiakkaat ohjautuisivat ensisijaisesti sopimaan tapaamisen etukäteen työntekijöiden kanssa ja että ilman etukäteen sovittua tapaamista asiointiaika Kompassiin on klo 9:00-15:00 välillä. Toimistoaikojen ulkopuolella ilman ajanvarausta kaupungintalolle saapuva asiakas voi koettaa tavoittaa työntekijää suoraan puhelimitse, jolloin tapaaminen voi järjestyä myös saman tien, mikäli tämä on mahdollista.       

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kujala Jukka

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. Tornion kaupungintalon hissit ja porrashuoneet pidetään lukittuna virka-aikana, ja vain pääovi pidetään auki edellä mainittujen käytäntöjen mukaisesti.
2. Kaupungintalon kulunvalvonta otetaan käyttöön 11.8.2025
3. Käynnistetään Spatineon suosittamien tietoturvatoimenpiteiden toimeenpano.

Päätös Kaupunginhallitus päätti 1. Tornion kaupungintalon hissit ja porrashuoneet pidetään lukittuna virka-aikana, ja vain pääovi pidetään auki. a) asiakas ilmoittautuu Kompassissa ja kertoo, ketä on tulossa tapaamaan ja kompassi avaa hänelle hissin ko. kerrokseen. b) mikäli työntekijä ei ole tavattavissa, asiakas voi jättää yhteydenottopyynnön Kompassin kautta ko. työntekijälle, tai vaihtoehtoisesti asiakas voi itse sopia työntekijän kanssa tapaamisajan 2. kaupungintalon kulunvalvonta otetaan käyttöön 11.8.2025 3. Käynnistetään Spatineon suosittamien tietoturvatoimenpiteiden toimeenpano 4. käytännön toimivuus tuodaan kaupunginhallituksen tarkasteltavaksi toukokuussa 2026.

 _______