Meri-Lapin valmistelutoimielin / työllisyyslautakunta
Pöytäkirja 22.05.2024/Pykälä 38

TYÖLLISY 22.05.2024 § 38  

4757/02.08.01/2024  

Valmistelija Viestintäasiantuntija Rantamaa Ella

 Viestintäpäällikkö Heikkila Anna-Erika

 Työllisyyspäällikkö Juntunen Samuel

Meri-Lapin työllisyysalueen (Kemi, Keminmaa, Simo, Tervola, Tornio, Ylitornio) toiminta alkaa 1.1.2025. Työllisyysalueen toimintaa valmistellaan vuoden 2024 ajan. Tornion kaupunki toimii työllisyysalueen vastuukuntana, joka vetää valmistautumista uudistukseen ja vastaa myös työllisyysalueen tukipalvelujen järjestämisestä, kuten viestinnästä.

Kuuden kunnan muodostaman työllisyysalueen sujuvan valmistelun varmistamiseksi on tärkeää, että ajankohtainen tieto on helposti niin kunnissa muutosta valmistelevan henkilöstön kuin kuntiin valtiolta siirtyvän henkilöstön saatavilla. Muutosjohtamista, tiimien toimintaa sekä sisäistä viestintää haastaa esimerkiksi se, että valmistelun käytettävissä ei ole yhteistä intranet-sivustoa, joka tavoittaisi kaikki asianosaiset. Yhteisessä käytössä olevan verkkoalustan avulla valmisteluun liittyvä ajankohtainen tieto välittyy helposti, yhdenmukaisesti ja yhtäaikaisesti kaikille sisäisen viestinnän kohderyhmille.

Tarpeet, joiden täyttämiseksi Howspace-alustan hankintaa esitetään, on jaoteltu kolmeen eri kategoriaan: muutosjohtamiseen liittyvät tarpeet, tiimien toimintaan liittyvät tarpeet sekä viestinnälliset tarpeet.

Muutosjohtamisen tarpeet liittyvät vahvasti henkilöstöön sekä organisaatiomuutoksen sujuvampaan läpivientiin. Howspace-alusta mahdollistaa muutoksen kuvaamisen visuaalisesti ja kokoaa kaiken TE24-uudistukseen liittyvän tiedon yhdelle alustalle, vähentäen muutokseen liittyvää epävarmuutta. Lisäksi alustaa on mahdollisuus hyödyntää työntekijöiden ryhmäytymisessä, yhteisen työkulttuurin luomisessa, psykologisen turvallisuuden tunteen lisäämisessä, hyvän työilmapiirin säilyttämisessä sekä henkilöstön sopeutumisen tukemisessa.

Tiimien toimintaa tukevat tarpeet tiivistyvät yhteisiin työtiloihin, joita Howspace-alustaan voi rakentaa tiimikohtaisesti. Alusta tarjoaa yhteisen paikan esimerkiksi raportoinnille ja muille tiimien valmisteluvaiheessa tuottamille materiaaleille (esimerkiksi raportoinnille). Lisäksi alusta mahdollistaa niin tiimien sisäisen kuin tiimien välisen vuorovaikutuksen tähän asti käytössä olleita kanavia helpommin ja nopeammin.

Viestinnällisissä tarpeissa korostuvat organisaatiorajat ylittävän tiedontarpeen täyttäminen sekä alustan tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet. Howspace tarjoaa aidosti vuorovaikutuksellisen alustan, jonka kautta viestintäsuunnitelmaa päästään käytännössä toteuttamaan. Henkilöstöä on mahdollisuus osallistaa ja heille voidaan alustan kautta tarjota mahdollisuuksia vaikuttaa heitä koskevaan viestintään. Lisäksi tiedon, materiaalien, ohjeistusten ym. jakaminen (ml. tallenteet henkilöstöinfoista) takaavat oikea-aikaisen ja täsmällisen tiedonkulun henkilöstölle ja edistävät ymmärrystä siitä, mikä muutoksen vaikutus ja merkitys on yksilön työlle. Alustan tarjoamien kysely- ja mittariominaisuuksien avulla voidaan myös kartoittaa henkilöstön huolia, kysymyksiä ja yleistä mielentilaa muutokseen liittyen, joka puolestaan edesauttaa onnistunutta muutosjohtamista.

Markkinoilla olevaa tarjontaa selvitettiin kartoittamalla työllisyysalueen tarpeisiin sopivia työkaluja (esimerkiksi Teams, SharePoint, Yammer ja Howspace). Vertailussa huomioon otetuista alustoista selkeästi parhaiten työllisyysalueen tarpeisiin vastaa Howspace. Valinnassa on huomioitu hinnan, hinnoittelumallin ja monipuolisten perusominaisuuksien lisäksi palvelun skaalautuvuus, mahdollisuus hyödyntää tekoälyä sekä kattavat referenssit.

Tornion kaupunki on saanut Howspace Oy:ltä tarjouksen verkkopohjaisesta työskentelyalustasta Howspace business hintaan 7 500 euroa / vuosi (alv. 0). Vuoden 2024 kustannus olisi noin puolet eli 3 750 euroa. Hinta sisältää aktiivisten käyttäjien määrään perustuvan vuosilisenssin sekä alustan käyttöönoton koulutuksineen. Palvelun valintaperusteena on paras soveltuvuus käyttötarkoitukseen.

Hankintayksikkö (Tornion kaupunki, hallinto- ja kehittämispalvelut) arvioi hankinnan hankintaohjeen mukaiseksi pienhankinnaksi. Tornion kaupungin hankintaohjeen mukaan pienhankinnoissa varmistetaan kustannusten kohtuullisuus. Suorahankinta on mahdollinen pelkästään hankinnan arvon vähäisyyden perusteella. Hintavertailua voidaan tarvittaessa tehdä selvittämällä hintatasoa.

Hankinnan tekee Tornion kaupunki. Hankinta katetaan Meri-Lapin työllisyysalueen valmistelun kustannuspaikalta. Kustannukset jaetaan työllisyysalueen kuntien kesken Meri-Lapin työllisyysalueen järjestämissopimuksen mukaan.

Esittelijä Työllisyyspäällikkö Juntunen Samuel

Päätösehdotus Päätetään hankkia Howspace - työkalu Meri-Lapin työllisyysalueelle

Päätös Hyväksyttiin.

 _______